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大学への問い合わせメールに返信をもらう秘訣

 2011-10-24
「大学にメールを送ってみたのですが、返信がありません」

そんな、お悩みをいただくことがあります。

日本から出願をする場合、問い合わせをするのはどうしてもメールが中心となります。

でも、その返事が来ないのでは、あせりと苛立ちはつのるばかりですよね。
お気持ち察します。

私も留学生として出願をしていたその昔は、皆さんと同様の思いでした。

その後、大学の出願担当カウンセラーとして、さらには留学生オフィスのアシスタントディレクターとして合計8年以上アメリカの大学を経験した私は、大学や会社関係の問い合わせに高い確率で返信をもらうちょっとしたコツを体得しました。

今日はその秘密を少しご紹介します。

★メールはオフィスには出さない。人間に出す。

問い合わせをするとき、ウエブサイトに出ている、admissions@abc.eduなどのような、
オフィスあてのメールアドレスに送信していませんか?

これは確率が悪いです。

というのも、オフィスあてのメールは、その後担当者に転送され、
そこから担当者が気が向けば、あるいは運よく転送された場合に返信が届くという1クッション入った経由であるためです。

これは、大きな大学になればなるほど、競争率の激しい大学であればあるほど、傾向が強くなります。

考えてみてください。

アドミッションのオフィスには、日々100通以上の問い合わせメールが届くのです。1000通かもしれません。

理想的には、その一通一通に心をこめて返信するのが一番なのですが、
それは非常に難しいのです。

皆さんの質問事項の多くは、大学のウエブサイトに答えが書かれています。
時間をかけて、とにかく大学のウエブサイトを熟読すること。

それでも質問があるならば、その質問に関連する部署の担当者の名前を探しだし、その人にメールを出すこと。

人間にメールを送るが鉄則なのです。

逆に、オフィスに送ったメールが2.3日後に返信があったとしたら、これは良い反応と考えてください。大きな大学でこのような対応であったとしたら、そこの大学のシステムがきっちり整っていることの証明です。


★簡潔明瞭な文章。

忙しいアドミッションカウンセラーに長々とした文章は禁物です。短く、簡潔に質問をします。
すでに出願をしたあとの問い合わせには、自分の出願番号と名前を必ず明記する。

私だったら、メールのサブジェクトサインに、学生の名前と番号を入れます。

相手に伝わりやすい、目につきやすいメールを作ること。


★メールには、口語文体は入れない。スラングは言語道断。

笑うかもしれませんが、カジュアルな文体のメールを私はいくつも見てきました。
出願担当カウンセラーは友達ではありません。

Thanks
How's it going?
Bye

そんな口調で書かれた文章は、読む側としては正直
「・・・・・・・」だと思いませんか?

丁寧に、自己紹介をし、省略形のない文章を書きましょう。
ビジネスメールの書き方を参考にすると良いでしょう。


★お礼の気持ちを沿える

メールの最後には、必ず読んでくれた相手へ感謝する。

Thank you for your time. の一言だって良いのです。

I look forward to hearing from you.
「返信を心待ちにしています。」と結んでみてください。


最後に、担当者から返信があり、そこからさらに質問をしていく際には、

会話の履歴を残すのが親切です。

いつも多くの学生たちと話をしているアドミッションカウンセラーです。

一人一人の学生の名前や相談内容を覚えているという期待は抱かない方が良いでしょう。

そんな時、メールにこれまでの会話を残しておくと、担当者は会話の記憶を取り戻すことが出来るわけです。

そうでないと、また時間をかけて前回のメールの内容を探さなければいけないということになります。

これは担当者に無駄な時間をかけさせてしまうことになりますよね。


学生側のちょっとした気遣いで、出願担当カウンセラーも気持ちよく対応してくださるかもしれません。


それでも反応がなかったら、ご相談ください。

もしかしたら、あなたのメールの内容や送り先に何らかのミステイクがあるのかもしれません。

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Author:akikoUSCC
現地発!アメリカ留学、短期滞在プログラムサポートのU.S.カレッジコネクション代表の今入亜希子です。アメリカ大学で8年間にわたり留学生のサポートにあたってきた経験を持ちます。アメリカの現場を知る私が、留学生に関連する情報を本音で語ります。アメリカ留学についての質問はmail@usccinfo.com
USCC Web site: http://usccinfo.com

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